Que vous soyez une entreprise qui prospecte ou fait de la publicité par email, ou alors un particulier qui diffuse sa passion via une newsletter, cet article est pour vous et il est important. Les normes d'envoi d'emails évoluent, et comprendre ces changements est crucial pour garantir l'efficacité de votre communication. Ces règles s'appliquent aux emails envoyés via des plateformes populaires comme Gmail ou Yahoo, mais aussi à ceux fournis par des FAI tels que Free et Orange.

Il est essentiel pour toute personne utilisant le courrier électronique comme outil de diffusion de modifier votre façon de faire, sous peine que votre effort et temps consacrés aux newsletters ne servent à rien. Nous allons vous fournir des astuces techniques pour maintenir vos messages pertinents et visibles. Oui, cet article sera technique, mais nous allons faire de notre mieux pour le garder compréhensible. Si malgré cela vous vous sentez perdu, n'hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous assister !

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Le Publipostage et la Newsletter à l'Ère du Numérique

Qu'est-ce qu'un publipostage et pourquoi est-il crucial pour votre communication ?

Le publipostage numérique consiste à envoyer des emails de masse, souvent sous forme de newsletters mais aussi de prospection en mail “froid” [COLDMAIL, diffusion de mail de démarchage à une liste], à un large public.

Cette stratégie est essentielle pour les agences de communication, car elle permet de diffuser des informations, des offres promotionnelles, ou de garder un lien avec les clients et les prospects de manière rapide et ciblée. Pensez-y comme à un bulletin d'information électronique personnalisable et distribué à grande échelle.

C’est quoi un SPAM, c’est quoi un BLACKLISTAGE

Respecter les normes techniques pour l'envoi d'emails est crucial pour éviter que vos messages ne soient marqués comme spam et pour prévenir le blacklisting de votre adresse email ou de votre domaine.

  • Un email est considéré comme spam s'il est perçu comme indésirable ou non sollicité par le destinataire (en cliquant par exemple sur le bouton “spam” lors de la réception. Un email qui est identifié comme SPAM arrive dans la boite email du destinataire, mais sera marqué en SPAM et rangé par défaut dans le dossier correspondant. Il aura donc très peu de chances d’être lu.
  • Un email est aussi considéré comme spam, s’il est identique ou ressemble beaucoup à d’autres emails que l’utilisateur a signalés comme SPAM ou que d’autres utilisateurs (du même fournisseur) ont signalés comme spam. Cela peuvent aussi être une suite de mot qui sont habituellement signalisés en spam. Il faut noter qu’en conséquent, puisque cet apprentissage se base sur le signalement d’autres utilisateurs, il se peut qu’un mail “semblable”, envoyé par une entreprise différente soit la cause d’être marqué en Spam. Il faut donc que votre rédaction soit différente, unique.
  • Le blacklisting d'un email ou d'un domaine se produit lorsqu'un fournisseur de messagerie bloque l'envoi de messages depuis une adresse ou un domaine spécifique, suite à des pratiques d'envoi abusives : cela se passe du côté du RELAIS ou du DESTINATAIRE FINAL : en clair, c’est un peu comme si la poste prenait en charge votre courrier, mais le bureau de distribution de la ville du destinataire décide que ce type de lettre ressemble à de la pub et le met à la poubelle sans même le présenter. Vous envoyez votre email, il n’arrivera jamais (même pas dans les spams)... C’est une punition sévère.

Suivre ces normes est vital pour assurer que vos messages atteignent la boîte de réception de votre audience, plutôt que leur dossier de courrier indésirable.

Les aspects techniques clés pour les newsletters

Configurer DKIM pour vos campagnes de newsletter : Un guide pour agences

Le DomainKeys Identified Mail (DKIM) est une méthode de vérification de l'authenticité d'un email. Il permet aux récepteurs de confirmer que l'email a été envoyé par le domaine légitime.

Vous ne pouvez configurer une clé DKIM que pour DOMAINES que vous “contrôlez” : vous pouvez par exemple configurer un DKIM sur <mon-domaine.fr>, mais pas sur <yahoo.fr>

Pour configurer DKIM, vous devez générer une paire de clés publique et privée, puis ajouter un enregistrement DNS à votre domaine avec la clé publique. Cela permet aux serveurs de messagerie de vérifier l'authenticité des emails envoyés depuis votre domaine.

SPF : Sécuriser vos envois de newsletter et protéger votre réputation d'agence

Le Sender Policy Framework (SPF) est un protocole de validation qui aide à prévenir la falsification des adresses expéditrices dans les emails. Pour le mettre en place, vous devez ajouter un enregistrement SPF à vos DNS, qui liste les serveurs autorisés à envoyer des emails en votre nom. Cela améliore la délivrabilité de vos emails et protège votre réputation en tant qu'expéditeur.

Tout comme pour le DKIM, vous ne pouvez configurer le SPF que pour DOMAINES que vous “contrôlez” : vous pouvez par exemple configurer le SPF sur <mon-domaine.fr>, mais pas sur <yahoo.fr>

DKIM et SPF : où les configurer ?

La façon de les configurer dépend largement de votre fournisseur de nom de domaine. Il faudra donc vous référer à la documentation technique de votre hébergeur et fournisseur de domaine.

Comprendre et gérer le taux de non délivrabilité (Bouncerate)

  • Hard Bounce : Se produit lorsque l'email est définitivement rejeté (par exemple, l'adresse n'existe plus).
  • Soft Bounce : Temporaire (la boîte de réception du destinataire peut être pleine).
  • Taux d'interaction : Mesure l'engagement des destinataires (ouvertures, clics). Un taux d'interaction élevé indique une liste d'emails de qualité et un contenu pertinent.

Pour améliorer ces scores, vous pouvez par exemple : 

Vérifiez régulièrement votre liste : Supprimez les adresses qui génèrent des hard bounces.

Segmentez votre liste : Ciblez vos emails pour accroître l'engagement.

Personnalisez vos emails : Utiliser des informations pertinentes pour rendre vos emails plus attrayants.

Testez vos emails : Utiliser des outils d'analyse pour tester différents formats et styles de contenu.

Importance d'une liste de diffusion propre

Maintenir une liste de diffusion "propre" est vital pour la réussite des campagnes de newsletter.

Cela implique de retirer régulièrement les adresses qui génèrent des hard bounces et d'analyser les motifs des soft bounces. Une liste propre améliore la délivrabilité, l'engagement des destinataires et, en fin de compte, la performance globale de vos campagnes de marketing par email.

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Pour cela, vous pouvez :

L’utilisation d’un service de PUBLIPOSTAGE PROFESSIONNEL vous donnera des indications précieuses (et mesurera l’ensemble de ces données) pour vous, souvent à un tarif très bas voir gratuit pour de petits volumes d’expéditions. Citons par exemple Mailchimp ou Brevo.

Évitez, bannissez, interdisez vous, d’utiliser votre email “normal” pour la diffusion de publipostages !

Conformité RGPD pour les newsletters : un impératif pour votre marketing

RGPD et newsletters : Les règles de collecte des e-mails pour B2B et B2C

Sous le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte des emails doit respecter des règles strictes, tant pour les entreprises (B2B) que pour les consommateurs (B2C).

Pour le B2B, le consentement n'est pas toujours nécessaire si vous pouvez démontrer un intérêt légitime.

En revanche, pour le B2C, le consentement explicite est obligatoire. Les entreprises doivent clairement informer les utilisateurs sur l'usage de leurs données et offrir une option de désinscription facile. Vous ne pouvez pas acheter un fichier de particuliers, son exploitation serait illégale.

Rappel sur les règles RGPD pour la collecte des e-mails

Il est crucial de se rappeler que sous le RGPD, la transparence et le consentement sont les piliers de la collecte d'e-mails. Vous devez informer les utilisateurs sur la façon dont leurs données seront utilisées et obtenir leur consentement explicite. De plus, vous devez fournir un moyen simple et direct pour se désabonner à tout moment.

Meilleures Pratiques pour l'Envoi de Newsletters

Pour garantir la conformité avec le RGPD lors de l'envoi de newsletters :

  • Obtenez un consentement clair : Assurez-vous que les abonnés comprennent à quoi ils s'inscrivent.
  • Facilitez la désinscription : Incluez un lien de désabonnement visible dans chaque newsletter.
  • Gardez des registres : Documentez comment et quand vous avez obtenu le consentement.
  • Respectez la confidentialité : Ne partagez pas les listes d'e-mails et protégez les données personnelles.

Ces pratiques aident non seulement à respecter les régulations, mais aussi à bâtir une relation de confiance avec votre audience. Pour plus d'informations sur la conformité RGPD, des ressources comme le site de la CNIL peuvent être utiles.

Conclusion

Dans le monde numérique actuel, s'adapter aux normes d'envoi d'emails est crucial pour les agences de communication et les passionnés. Éviter les spams et le blacklisting, configurer DKIM et SPF, et maintenir une liste d'emails propre et conforme au RGPD sont essentiels pour le succès des campagnes de newsletter. Cet article fournit des astuces techniques et des meilleures pratiques pour naviguer avec succès dans le paysage numérique, garantissant ainsi une communication efficace et responsable.